Grafika dot. zmiany obiegu dokumentów z papierowego na cyfrowy

Według raportu Fundacji Digital Poland stosuje je dziś 58% polskich firm – wynik zbliżony do średniej unijnej. Usprawniło to komunikację i przyspieszyło procesy, jednak nie rozwiązało problemu braku standaryzacji. Każda firma mogła stosować własny format, co utrudniało automatyczne przetwarzanie danych, a przedsiębiorcy i pracownicy działów księgowości wciąż musieli ręcznie wprowadzać informacje do systemów finansowo-księgowych. Nadchodząca zmiana w postaci centralnego, ustrukturyzowanego systemu e-fakturowania stanowi odpowiedź na te wyzwania, wprowadzając jednolite ramy dla całego rynku i trwale zmieniając sposób dokumentowania transakcji gospodarczych.

Co stoi za decyzją o wprowadzeniu e-faktur?

Impuls do wprowadzenia obowiązkowego systemu e-fakturowania płynie z szerokiego trendu cyfryzacji, który obejmuje zarówno sektor prywatny, jak i administrację publiczną. Rządy w całej Europie poszukują skutecznych narzędzi do uszczelniania systemów podatkowych i upraszczania obowiązków sprawozdawczych. Dane pokazują jednak, że Polska ma do nadrobienia dystans wobec unijnej średniej. Z wysyłania faktur papierowych zrezygnowało tylko 13% krajowych przedsiębiorstw (przy średniej UE wynoszącej 18%). Z kolei faktury dostosowane do automatycznego przetwarzania stosuje 16% firm w Polsce, w porównaniu do 25% w Unii. Polska, uzyskując zgodę Rady Unii Europejskiej na wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego, dołącza zatem do grona państw, które widzą w tej technologii sposób na zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

Dobrowolny Krajowy System e-Faktur, funkcjonujący od 1 stycznia 2022 roku, był swoistym poligonem doświadczalnym, który pozwolił firmom zapoznać się z nową platformą. Teraz nadchodzi etap obowiązkowy, który ma prowadzić do stworzenia jednego, centralnego repozytorium, dostępnego w czasie rzeczywistym zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów skarbowych. Tak skonstruowany system pozwala skuteczniej nadzorować obieg faktur i ograniczać ryzyko nadużyć podatkowych, w tym wystawiania pustych dokumentów. Docelowo ma też uprościć rozliczenia z fiskusem dzięki automatyzacji części procedur.

KSeF – najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna do obsługi faktur w formie elektronicznej. Umożliwia ich wystawianie, odbieranie i przechowywanie w jednym miejscu. Podstawą działania jest tzw. faktura ustrukturyzowana, czyli dokument zapisany w ściśle określonym formacie XML, zgodnym ze wzorem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. W praktyce oznacza to koniec dowolności w wyglądzie i układzie faktur – wszystkie będą miały jednolitą strukturę, zrozumiałą zarówno dla podatników, jak i systemów informatycznych.

Harmonogram zmian i grupy objęte obowiązkiem

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami. Jako pierwsi, od 1 lutego 2026 roku, do systemu dołączą najwięksi gracze – przedsiębiorstwa, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek obejmie całą resztę podmiotów. Warto jednak podkreślić, że już z dniem 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli odbierać faktury za pośrednictwem KSeF. Uwzględniono też okresy przejściowe – na przykład możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących czy uznawania paragonów fiskalnych za faktury zostanie utrzymana do końca 2026 roku.

Zmiany obejmą przede wszystkim transakcje między przedsiębiorcami (B2B) na terenie Polski. Ustawodawca przewidział jednak kilka istotnych wyłączeń – poza systemem pozostaną:

faktury wystawiane konsumentom (B2C) – choć przedsiębiorcy mogą je dobrowolnie wystawiać w KSeF,podatnicy bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

• niektóre procedury szczególne, m.in. OSS i IOSS.

Zrozumienie zakresu obowiązku jest pierwszym krokiem, aby prawidłowo przygotować firmę na nadchodzące regulacje.

Zmiany w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza poważne zmiany w codziennym funkcjonowaniu firm. Jednym z najczęściej podkreślanych skutków – a zarazem ważnych korzyści – jest całkowita eliminacja papierowego obiegu i związanej z tym biurokracji. Faktury sprzedażowe i zakupowe objęte obowiązkiem będą trafiać do centralnego repozytorium, a konieczność ich archiwizacji przez 10 lat przejmie państwo. Przedsiębiorcy zyskają stały dostęp do dokumentów bez obaw o ich zagubienie czy zniszczenie. Każda faktura po przesłaniu do systemu otrzyma też unikalny numer KSeF, który stanie się jej oficjalnym oznaczeniem w obrocie, choć nie wyeliminuje on dotychczasowego, indywidualnego numeru nadawanego przez wystawcę.

System, choć ułatwia życie przedsiębiorcom, wymaga od nich dostosowania się do nowych reguł. Organy skarbowe uzyskają wgląd w transakcje w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje systemy finansowo-księgowe i programy do fakturowania, aby zapewnić pełną kompatybilność z platformą.

Jak Krajowy System e-Faktur wpłynie na codzienną pracę?

Nowe regulacje odmienią codzienną pracę wielu działów – od księgowości, przez administrację, po sprzedaż. Era segregatorów i ręcznego porządkowania papierowych faktur przechodzi do historii – w centrum pracy z dokumentami znajdą się systemy informatyczne. Oznacza to konieczność przeszkolenia pracowników i zmiany dotychczasowych procedur, co w niektórych firmach może budzić początkowy opór. Aby ułatwić adaptację, Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatne narzędzia – Aplikację Podatnika oraz aplikację mobilną – które wspierają zarządzanie e-fakturami.

Firmy muszą jednak opracować procedury na wypadek problemów technicznych, a pracownicy powinni być przygotowani do obsługi trybów awaryjnych. Jeśli wystąpią trudności z dostępem do KSeF (tryb offline lub offline24), fakturę będzie można wystawić poza systemem i dosłać w terminie przewidzianym w obowiązujących przepisach – konkretne przepisy mogą jednak zostać doprecyzowane w finalnych aktach prawnych. Dokumenty wystawione w takich sytuacjach i przekazywane kontrahentom w innej formie będą musiały dodatkowo posiadać specjalny kod QR umożliwiający ich późniejszą weryfikację.

Rewolucja, która z nami zostanie

Przejście od papierowej dokumentacji do w pełni cyfrowego i ustrukturyzowanego obiegu faktur to proces wymagający zarówno od przedsiębiorców, jak i pracowników adaptacji oraz inwestycji w nowe technologie. Krajowy System e-Faktur to krok milowy w cyfryzacji polskiej gospodarki – jego celem jest uporządkowanie obiegu dokumentów i uproszczenie rozliczeń podatkowych. Choć wdrożenie wiąże się z wyzwaniami organizacyjnymi i technicznymi, w dłuższej perspektywie standaryzacja, bezpieczna archiwizacja i automatyzacja procesów księgowych mogą przynieść firmom wymierne oszczędności. To jednak zmiana nie tylko technologiczna. To również głęboka reorganizacja podejścia do dokumentu księgowego i jego roli w firmie – zmiana, która na stałe wpisze się w codzienność polskich przedsiębiorstw.

Źródła:

• Comarch
• Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP – Fundacja Digital Poland
• Krajowy System e-Faktur (KSeF) | podatki.gov.pl
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775
• Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia | podatki.gov.pl
• Decyzja wykonawcza - 2022/1003 - EN - EUR-Lex

Artykuł uwzględnia stan prawny i oficjalne komunikaty na dzień 18 września 2025 r.

Artykuł przygotowany przy współpracy z partnerem serwisu.